Teletrabajo: ¿Cómo funciona?

Ante esta crisis sanitaria provocada por el masivo contagio del COVID19, todas las administraciones están recomendando realizar el «teletrabajo«.

Quiero enseñarte como aplicar en cierta medida el teletrabajo en tus empleados o en tu propio negocio.

Yo llevo realizando teletrabajo toda mi vida y toda mi estructura empresarial está pensada y prevista para el teletrabajo. Puedo atender y desarrollar perfectamente mi trabajo no solo desde mi casa sino desde cualquier punto geográfico. Los trabajadores de nuestra empresa (y en especial LC Internet), desarrollan absolutamente toda su labor telemáticamente desde sus casas. Conseguir este nivel no es sencillo y requiere una planificación e implementación que dura muchos meses (crm, cms, facturación, soporte, base de conocimientos, atención al cliente…). No es fácil. Además, evidentemente no todos los sectores son válidos para aplicar el trabajo telemático desde fuera de la sede empresarial.

Tu empresa no estará preparada

Es evidente y normal, aunque cada vez es mas habitual el uso de servicios en la nube, desde aplicaciones hasta las propias comunicaciones, lo más normal es que la mayoría de empresas no tengan ni los conocimientos técnicos para aplicarlo ni el software necesarios para poderlo realizar. Es más quizás hasta estos días nunca te lo habías planteado, simplemente no tenías esa necesidad.

A estas empresas son las que especialmente dedico esta entrada de mi blog. Voy a daros unos «tips» para intentar ayudar a que lo puedan incluir en su desarrollo laboral de una forma «provisional».

Acceso informático: El uso de escritorios remotos

Existen mucho software que permite conectarnos al ordenador de la oficina desde cualquier otro ordenador conectado a internet. Con este tipo de conexiones realmente trabajamos como si estuvieramos sentados en el propio pc de la oficina. Dependiendo de la velocidad de la conexión de internet y de los propios equipos, la conexión puede llegar a ser tan buena que no notaremos la diferencia.

Existen diferentes opciones:

RDP (Remote Desktop Protocol)

En los sistemas operativos Windows se puede utilizar el RDP (Remote Desktop Protocol), es un software que está incluído en el propio sistema operativo y funciona en un entorno cliente-servidor. El servidor RPD estaría en la oficina habitual y el cliente RDP sería el ordenador con el que usaremos para conectarnos.

Presenta la necesidad de modificar los puertos del router para hacer un NAT. No voy a entrar en este artículo en cómo hacerlo porque sería muy extenso y no es el objeto de este post. Consúltalo con tu técnico informático.

Software de terceros

Con este tipo de software no es necesario realizar ninguna modificación especial en la red, tan solo se instala en el ordenador a controlar de la oficina y el mismo software en el pc que utilizamos para conectarnos al primero.

TeamViewer

El software de control remoto más extendido es el «TeamViewer» si bien no es el mejor. La software es «Freemium» es decir tiene la mayoría de las características gratuitas pero, si detecta demasiadas conexiones o un uso profesional del mismo, llega a cerrar la conexión cada 4-5 minutos invitándonos a comprar la versión «premium» de pago.

La instalación, muy sencilla: Descarga en ambos PC (el de tu oficina y el que utilices para controlarlo). En este enlace tienes la guía de funcionamiento de Teamviewer.

AnyDesk

Mi favorito sin lugar a dudas es AnyDesk. Software polivalente para sistemas operativos Windows, Mac, Linux e incluso para móviles Android e iOS. Su funcionamiento es igual que el TeamViewer pero con algunas grandes mejoras.

• Totalmente gratuito.
• Es más rápido.
• Transferencia de ficheros más rápida.
• Más estable.
• Mayor y mejor calidad de imagen.

Para poder utilizar AnyDesk, es necesario instalar el software en el equipo que queremos controlar (oficina) y desde el que queremos controlarlo (nuestro portátil, por ejemplo).

Por defecto, nada más instalarlo y ejecutarlo nos aparece un Nº de Identificador:

Desde el otro PC, tan solo tenemos que poner este ID al que queremos conectarnos.

Con este método, en el puesto de trabajo de la oficina, será necesario que «alguien» autorice la conexión entrante. Por tanto, si no hay nadie del otro lado, no podremos acceder. Sin embargo esto tiene solución:

1. Abre Anydesk en el equipo de la oficina.
2. Pulsa en el menú y «configuración«.
3. Ve a la sección «Seguridad«.
4. Activa la casilla «permitir el acceso no vigilado» y establece una contraseña de conexión.

Ahora ya podrás conectarte a tu equipo remoto. Si para mayor seguridad quieres restringir este acceso desde determinados equipos, puedes añadir el ID del portatil o del PC de tu casa en la sección «Restricción de Acceso» .

¿Tengo que dejar el ordenador 24 horas encendido?

No, no es necesario. Vuelve a visitar esta entrada mañana martes y te digo las opciones que tienes. ¡¡Ya verás!!

Las comunicaciones telefónicas

Aquí es más complicado dependiendo del tipo de telefonía que tengas en la oficina. En mi caso, tengo una centralita virtual en la nube y puedo llevarme toda la propia centralita en el smartphone. Las personas que trabajan en mi empresa todas tienen el mismo sistema, lo cual nos permite una comunicación perfecta con una movilidad absoluta. Por supuesto, estamos hablando de centralitas con teléfonos fijos. Si tu atención es mediante un teléfono móvil, poco hay que decir.

En el caso de que tu oficina tenga una línea fija tienes diferentes opciones:

Configuración SIP (Si es VoIP)

La mayoría de las líneas fijas, sobre todo las que son de fibra, utilizan el protocolo SIP – VoIP (Voice Over IP). Puedes comprobar si es tu caso viendo el router de internet. Si sale desde el router un conector RJ-11 (el típico de teléfono) conectado a tu teléfono, entonces utilizas VoIP.

Ponte en contacto con tu proveedor de telefonía e indícale que quieres configurar la línea de telefono en un software SIP (VoIP), si quiere, y solo si quiere, podrá darte los datos de configuración, generalmente necesitaras: servidor VoIP, puerto, usuario y contraseña.

Con estos datos, puedes descargarte en tu smartphone un software SIP, por ejemplo ZOIPER. Solo tienes que configurarlo en tu smartphone con los datos que te haya facilitado la operadora. A partir de ese momento, todas tus llamadas fijas las recibirás en el smartphone. Es más, cuando llames utilizando el SmartPhone utilizando Zoiper, lo harás como si fuera con el número fijo.

Si mi línea no es VoIP

Si tu línea no es VoIP o tu proveedor no te quiere dar los datos. Otra opción que tienes es desviar las llamadas a tu móvil, sin embargo no podrás llamar utilizando tu número fijo.

Mis Conclusiones

Como decía al principio, establecer una metodología de teletrabajo efectiva es complicado, requiere de una planificación exhaustiva y no se puede realizar al completo en un par de días. Sin embargo, la opción que he descrito es un método simple y práctico para aquellas pequeñas empresas que se vean en la necesidad de establecerlo inmediatamente.